As organizações são o tipo de sistema social predominante das sociedades industriais. Antes a sociedade era constituída de inúmeros pequenos sistemas sociais desorganizados, hoje são as organizações que estão cada vez maiores e melhores estruturadas, que dominam o panorama social contemporâneo. No passado, eram a família, a tribo, o clã, o feudo, a pequena empresa familiar, de caráter agrário, artesanal, ou eventualmente comercial. Dos sistemas sociais dominantes, no mundo moderno, apenas a família, embora muito modificada, conserva sua importância.
Hoje raramente o homem trabalha, defende seus interesses e mesmo se diverte por conta própria, de forma isolada. Ele está inserido em organizações burocráticas, que coordenam seu trabalho, seu estudo, seus interesses, suas reivindicações. Sua organização é de caráter econômico, político, cultural, religioso, que se justapõem, que se interpretam, que se entrecruzam, que entram em relações de cooperação e conflitos, dependência e interdependência. É, portanto, lícito afirmar que a sociedade moderna se caracteriza pelas organizações, tendo-se organização como o estabelecimento de uma estrutura formal de autoridade, mediante a qual se definem, dispõem e coordenam as fases e métodos de trabalho para atingir um objetivo.
Entre as características que tornam única a época em que vivemos, o grande número de organizações e a predominância desse tipo de sistema social em relação aos demais, são das mais significativas. Por um lado, as organizações têm um papel essencial na formação da personalidade do homem moderno; por outro, as organizações e sua boa administração são condições do desenvolvimento de qualquer país. A medida crescente em que as organizações contribuem para a definição de personalidade de um indivíduo e condicionam seu comportamento tem sido motivo de interesse e preocupação de muitos estudiosos modernos.
Um outro fator que marca a importância das organizações no mundo moderno reside no fato de que elas são condições para o desenvolvimento econômico, político e social. O desenvolvimento é um processo integrado de transformação social que tem nas organizações um de seus principais instrumentos. O principio fundamental que rege a vida das organizações é o princípio da eficiência. Um sistema social qualquer não necessita ser eficiente, produtivo, já nas organizações, a eficiência ou pelo menos a procura da eficiência é uma condição de existência.
Se esta condição não se verifica, a organização não existe, o sistema social em questão não se caracteriza como uma organização. Isto explica por que o primeiro objetivo da administração – das organizações é, pelo menos em tese, o aumento da eficiência, e justifica o relevo que daremos a esse aspecto das organizações. Sem eficiência e produtividade não há organização; sem aumento de eficiência, não existe desenvolvimento. Portanto a eficiência é temporária, porque logo novos desafios surgirão. A noção de produtividade é parte integrante do próprio conceito de desenvolvimento. Produtividade é uma relação entre esforço e resultado.
Na verdade, o desenvolvimento Industrial desenrolou-se dentro de dois dos principais tipos de organizações: as empresas e o Estado. Quanto mais as empresas e o Estado se organizavam e quanto mais o trabalho era racionalizado e sistematizado através das organizações, maior era o desenvolvimento. Em conseqüência, não existe organização sem administração e a recíproca é quase que totalmente verdadeira, já que é precipuamente dentro das organizações que a administração é exercida.
E que é uma organização? Os homens, nos tempos antigos, perceberam em primeiro lugar a necessidade do esforço de grupo. E para atingirem seus objetivos, criaram estrutura de organização muito simples. Mas, à medida que a sociedade humana se desenvolvia cresciam as necessidades e os desejos da humanidade, a organização tornou-se ainda mais essencial para a satisfação de tais necessidades e desejos; e, obrigatoriamente, tornou-se mais complexa.
Hoje em dia, em face da evolução da tecnologia industrial e comercial, do amplo crescimento dos mercados para produtos e serviços e da necessidade de desenvolvimento integral dos recursos de todas as nações, a boa organização converteu-se no ingrediente principal para o êxito da direção no governo, nos serviços sociais, no comércio e na indústria. A família primitiva é provavelmente a mais antiga forma de organização humana.
Dividindo o trabalho e assinalando a cada membro deveres específicos (providenciar comida, proteção, chefia, ensino aos jovens), a família tornou-se um instrumento perfeito para a sobrevivência dos seus membros. Um artesão que faz vasilhas de cobre para vender no mercado local não tem problema de estrutura de organização enquanto trabalha sozinho. Isto não quer dizer que não precise organizar suas próprias atividades.
Deve arquitetar um plano de modo que possa obter o melhor aproveitamento dos seus modestos recursos. A possibilidade de formar uma organização começa ao empregar o primeiro ajudante, seja um membro da família ou um operário contratado. Neste momento, deve fazer-se algum arranjo, a fim de ordenar os esforços do patrão e seus ajudantes de modo que possam auxiliar-se mutuamente e obter resultados produtivos. Isto requer um novo estudo das necessidades da empresa em desenvolvimento.
A designação de tarefas e responsabilidades deve ser estabelecida após a enumeração minuciosa das atividades que serão realizadas na empresa. Para que a estrutura de organização possa funcionar é necessário o estabelecimento dos canais de comunicação que liguem as distintas partes, seja através de canais funcionais de autoridade e responsabilidade, seja interligando esses canais.
A palavra organização não é unívoca: tem pelo menos dois sentidos. É comum ouvir-se frases como estas: “a organização onde trabalho é excelente“, ou, “a Igreja católica é uma organização muito antiga”, ou ainda afirmações como estas: ”a organização de minha empresa é funcional”; “precisamos modificar a organização do departamento de recursos humanos”.
Colocando estas quatro frases lado a lado, torna-se evidente que o sentido de “organização” nas duas primeiras não é o mesmo que nas duas últimas. Em primeira acepção, organização é um tipo de sistema social, é uma instituição objetivamente existente, enquanto que, no segundo sentido, organização é uma forma pela qual determinada “coisa” se estrutura, é inclusive o modo pela qual as organizações em seu primeiro sentido se ordenam. Tanto assim que, não fosse a deselegância da linguagem, poderíamos dizer: “a organização da organização em que trabalho é excelente”.
A organização formal é aquela que está ligada diretamente à estrutura organizacional. São os cargos, funções, práticas e procedimentos que definem responsabilidades e níveis de autoridade. Sob este ponto de vista a empresa consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços.
A estrutura orgânica deste conjunto de encargos está condicionada pela natureza do ramo de atividade, pelos meios de trabalho, pelas circunstâncias sócio-econômicas da comunidade e pela maneira de conceber a atividade empresarial.
Características fundamentais:
Divisão do trabalho.
Especialização – funções específicas.
Hierarquia.
Distribuição da autoridade e da responsabilidade.
Assim cada empresa tem a sua própria organização em função dos seus objetivos, do seu tamanho, da conjuntura que atravessa e da natureza dos produtos que fabrica ou dos serviços que presta. Não há duas empresas idênticas, muito embora existam certos princípios e tipos básicos são utilizados como diretrizes no estudo da organização empresarial. Deste modo, todas as empresas que se dedicam à produção de bens ou à prestação de serviços possuem uma organização própria, específica e individual.
Os tipos de organização formal:
Linear - Constitui-se na forma estrutural mais simples e mais antiga. Tem a sua origem na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. A denominação linear decorre do fato de que entre o superior e seus subordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade e responsabilidade.
Funcional - É o tipo de organização que aplica o princípio da especialização das funções para cada tarefa.
Depois disso, podemos dizer que há vários tipos de organograma. O clássico é um gráfico comumente usado para representar um resumo das informações estruturais. Neste tipo de gráfico, as unidades organizacionais são representadas por retângulos, onde se indica seus títulos, que devem refletir particularmente seus objetivos de trabalho.
A altura de colocação dos retângulos é estabelecida em função da posição hierárquica de cada unidade na organização.
Presidência
Vice-Presidência
Diretoria
Departamento
Divisão
Seção
Setor
A razão pela qual se tem uma organização hierarquizada é porque há grandes descontinuidades em complexidades que separam uma tarefa em uma série de categorias. Essa é a única maneira de uma grande organização empregar um número muito grande de indivíduos e ainda preservar uma certeza de que cada um conhece sua responsabilidade. O organograma clássico é a representação de unidades especializadas em assessoramento, trabalho solicitado para estudo apresentação de soluções de um problema. As unidades de assessoramento podem ser chamadas de “staff”, diferenciando-se das demais, chamadas unidades de linha.
No organograma as relações de autoridade podem ser apresentadas através de três maneiras diferentes:
Linha: Confere ao superior hierárquico o direito de dar ordens diretas a seus subordinados e de delegar parte de sua autoridade diretamente.
Assessoria: (ou de Staff): quando uma pessoa recebe poderes para fazer pesquisas, levantamentos e trabalhos em áreas específicas; ou ainda, quando tem a atribuição de prestar aconselhamento sobre determinados assuntos.
Funcional: permite a um cargo ou a um órgão atuar sobre elementos não ligados diretamente a eles, apenas em relação a assuntos específicos a sua função na organização. O órgão que cuida do pessoal (Recursos Humanos) pode atuar sobre qualquer indivíduo da empresa, dentro da área específica de sua atribuição, da mesma forma, em relação a um órgão da empresa ou a um departamento, setores, etc. Este critério de distinção pode variar de uma empresa para outra.
Problemas de hierarquização
Quando os administradores e subordinados estão muito próximos em experiência e habilidade.
Quando os chefes somam valor às tarefas de seus subordinados.
Hierarquização bem-feita:
Ênfase à responsabilidade e autoridade.
Suas tarefas específicas serão definidas por seu chefe, que detém autoridade para tal e que também será responsável pelo resultado de seu trabalho.
Definir políticas, planos e objetivos a todos os níveis.
Técnicas relacionadas com a organização.
Alguns aspectos da organização formal de uma empresa podem ser mais bem visualizados e compreendidos através de gráficos.
Quando esses gráficos se referem a aspectos globais ou parciais da estrutura organizacional, são denominados organogramas ou gráficos; se se referem a aspectos globais ou parciais de procedimentos e rotinas, são denominados de fluxogramas ou gráficos de fluxo e seqüência de operações. Enquanto os organogramas são gráficos estáticos, os fluxogramas são gráficos que demonstram a dinâmica e movimentação das operações.
Em resumo, ele é o gráfico que representa a estrutura formal da empresa, mostra de forma imediata as relações funcionais, os fluxos de responsabilidade e as funções organizacionais da empresa. No organograma aparecem claramente:
Estrutura hierárquica, definindo os diversos níveis da organização;
Os órgãos componentes da estrutura;
Os canais de comunicação que ligam os órgãos.
O organograma deve permitir a visualização de sua estrutura de forma simples e direta. Por ser estático, é uma espécie de retrato do esqueleto organizacional da empresa. Não contém qualquer descrição de funções ou atribuições dos ocupantes dos cargos. O organograma é constituído de retângulos, quadrados ou círculos, ligados por linhas horizontais e verticais.
Os retângulos representam os órgãos ou cargas da organização, enquanto que as linhas representam os canais de comunicação. O organograma ajuda a visualizar funções importantes que estejam sendo negligenciadas ou relegadas a segundo plano ou até mesmo ausentes, a visualizar funções duplicadas, visualizar funções mal distribuídas, facilita o sistema de informação e o fluxo de comunicação dentro da empresa, cria interação de cargos, auxilia a graduar e classificar trabalhos e tarefas, ajuda a visualizar melhor as necessidades de mudanças organizacionais e de crescimento da empresa.
Alguns pesquisadores creditam a criação do organograma ao norte-americano Daniel C. MacCallum (EUA) por volta de 1856, quando este administrava ferrovias nos EUA. Desde então o organograma se tornou uma ferramenta fundamental para as organizações, pois além de facilitar a todos conhecer como funcionam as relações da empresa e sua estrutura, permite inclusive, identificar alguns problemas ou, oportunidades de melhorias, através de sua análise.
Na criação de um organograma deve-se levar em consideração que ele é uma representação da organização em determinado momento e, pode portanto, mudar. Para isto ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Quando o organograma é bem-estruturado ele permite aos componentes da organização saber exatamente quais suas funções e a quem devem se reportar. Porém, ele tem as suas limitações:
O organograma mostra apenas uma dimensão dos muitos tipos de relações que existem entre indivíduos e unidades de trabalho de uma mesma empresa.
Mostra as relações que devem existir, porém existe a possibilidade dessas relações não ocorrerem na prática (ficarem só no papel).
O organograma mostra apenas relações formais na organização, sendo que a comunicação continua sendo importante porém com mais critério e menos fofoca/achismo.
O organograma é a representação gráfica das autoridades, mas não explicita as responsabilidades, que são evidenciadas no Mapeamento de Processos. Isto porque responsabilidade relaciona-se ao resultado (fim) e autoridade refere-se aos recursos envolvidos (meios).
Uma organização linha-staff é o resultado da combinação dos dois tipos de organização linear e funcional, buscando-se incrementar as vantagens destes dois tipos, resultado um tipo de organização mais completo e complexo. O conceito de organização linha-staff baseia-se no fato de que entre as linhas têm seus órgãos de execução e de staff (assessoria), sendo este último o órgão de apoio e consultoria.
Já a organização informal é a gama de atitudes e comportamentos não formalizados, que agitam e influenciam as responsabilidades e os níveis de autoridade, podendo ao longo do tempo ser formalizados dentro da empresa. Dessa forma, a chave do sucesso de uma organização está na sua administração, ou seja, nos homens que a dirigem, nos seus gerentes; portanto, os termos administração e gerência são sinônimos. Neste contexto algumas definições são fundamentais:
Um gerente como o homem que se esforça para alcançar objetivos qualificáveis, relacionados às finalidades do subsistema, e um administrador como aquele que se esforça para atingir objetivos não-qualificáveis, independente do efeito final de sua consecução.
Gerenciar: é um processo que consiste em obter resultados “com” e “por” intermédio de pessoas.
Gerente: qualquer pessoa desde que tenha subordinados.
Administração é aquela que trata de objetivos, recursos limitados e pessoas.
Objetivos: são necessários porque a atividade deve dirigir-se a alguma finalidade.
Recursos limitados: os recursos econômicos são por definição escassos, portanto o administrador é responsável por sua alocação.
Eficazes: Consecução do objetivo ou objetivos estabelecidos. É a extensão na qual as atividades planejadas são realizadas e, os recursos planejados, alcançados. Gerentes eficazes são os que atingem os resultados planejados – e os resultados são os produtos dos processos.
Eficiência: Relação entre o resultado alcançado e os recursos utilizados: ação, força, virtude de produzir um efeito, ou seja, gerenciar adequadamente os recursos para cumprir os objetivos previamente estabelecidos.
Realizar um serviço rapidamente, achar um modo melhor de realizar um serviço, sem esforços desnecessários e sem desperdício de material e principalmente de tempo, é trabalhar com eficiência. Bons administradores preocupam-se, portanto, em atingir os objetivos, o que os tornam eficazes e com a melhor alocação de recursos escassos, o que os tornam eficientes. O ótimo é ser eficaz com eficiência; pode-se ser eficaz sem ser eficiente; impossível ser eficiente sem ser eficaz!
Revista Banas Qualidade – Edição 198 – Páginas 52 a 56 – Novembro/2008
